Es bien sabido que la cobranza representa un papel fundamental y complicado para las empresas que venden a crédito, muy especialmente en tiempos de crisis como los que vivimos actualmente, cuando no hay mucho flujo de efectivo por la contracción de la economía.
Creo que estaremos todos de acuerdo en que ninguna empresa puede darse el lujo de no presionar de alguna manera para recibir el pago de sus ventas a crédito, sobre todo porque la buena administración del efectivo marca la diferencia entre perder dinero o ganar utilidades.
Al vender a crédito es muy importante que dejemos muy claro las condiciones con el cliente, como es el plazo, las formas de pago, las consecuencias por no pagar a tiempo (intereses moratorios por ejemplo) entre otros. Es muy fácil por parte de las empresas colocar sus productos a crédito, pero el gran reto es la recuperación de la cartera.
No hay que esperar a que la cuenta presente mucho tiempo de retraso para actuar, es indispensable que desde varios dias antes de que venza el pago si es posible, enviarle al cliente un mensaje como recordatorio de pago, por correo electrónico por ejemplo, si el cliente no paga a tiempo, debemos notificarle nuevamente que no cumplió en la fecha pactada y que le damos un plazo adicional de pocos dias para que se presente a pagar.
Hay que ser firmes a la hora de cobrar y no preguntar si es posible que puedan pagarnos o cuando podrían pagarnos, ya que esto no funciona por el simple hecho de que el cliente sentirá que tiene el poder de elegir y obviamente puede resultar que nos alargue mas el plazo de pago. Es mejor hablarle por telefono y decirle, estimado cliente: "no recibimos su pago en la fecha acordada por lo que le pedimos nos deposite a la brevedad posible, no queremos causarle molestias haciendole cargos adicionales por cobranza".
Si el metodo anterior no funciona entonces es hora de hacer visitas personales para gestionar el cobro de la cuenta y si las cosas se ponen mas dificiles y los clientes no pagan,entonces es cuando ya se tienen que ejercer acciones legales tendientes a la recuperación de la cartera y es bien sabido que los despachos que se encargan de este tipo de trabajos normalmente cobran un porcentaje sobre la recuperación, por lo que estos costos deberan ser absorvidos de preferencia por el cliente moroso para no afectar el patrimonio de la empresa.
Hay diferentes tipos de clientes morosos, aquellos clientes que se atrasan por motivos razonables y comprensibles, pero que sí tienen intención de pagar y los que de plano no tienen dichas intenciones, que son aquellos clientes que tienen mala reputación en la mayoría de las empresas donde han comprado a crédito, por lo que es muy importante analizar primero quienes son sujetos de credito y quienes no. los que caen en morosidad por el primer motivo y se acercan a la empresa para explicar su problema deben ser sujetos de un plan de reestructuración para facilitarles el pago y los del segundo grupo es donde si se recomienda ejercer acciones legales.
Como contadores sabemos de varios métodos para analizar la información y ayudar al empresario con datos precisos para la toma de decisiones. Existen diversos programas que te emiten los datos actualizados de tu cartera y si tienes una empresa pequeña que aún no tiene presupuesto para dichas aplicaciones, te podemos ayudar diseñando en hoja de cálculo un sistema para el análisis de la antiguedad de los saldos de los clientes, asi como un auxiliar para llevar el control de los cobros en general, tanto de clientes cumplidos como para el control de los morosos.
Hasta la próxima.
