Facturación electrónica

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Facturación electrónica - escrito por Victor Manuel González Ramos

La comunicación dio un giro de 360 grados debido al uso de correo electrónico y la telefonía celular. La información a través de internet transformó la manera de hacer negocios y realizar transacciones de toda índole. Cada vez más, a nivel mundial, personas de todas las clases sociales, empresas de todos los tamaños y gobiernos, han adoptando el uso de la tecnología para cambiar, mejorar y facilitar su forma y calidad de vida. 

En México a partir del 2005 se comenzó a promover un esquema que cambiaría radicalmente el uso de las facturas y documentos fiscales tradicionales para incorporarse a la era digital a través del uso de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD). 

El SAT define a los CFD como “un mecanismo alternativo de comprobación fiscal de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos, el cual se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de las tecnologías de la información para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera 100% digital”. 

“Un CFD es un documento electrónico que permite a los contribuyentes realizar sus operaciones cotidianas fiscales bajo estándares tecnológicos y de seguridad”

Los CFD incluyen facturas electrónicas, recibos de honorarios y arrendamiento, notas de cargo y crédito, y finalmente, recibos de donativos. 

Verde, verde y ahorro, ahorro

Debido a los beneficios en ahorro de papel, tiempo y dinero que implica este nuevo esquema para las empresas y preocupado por un desarrollo sustentable, el SAT, a través de la ley de ingresos del 2010, declaró que para el 2011 todos los contribuyentes que emitieran facturas por más de $2,000.00 debían de cambiar del esquema tradicional al esquema de CFD. A pesar de que el tiempo apremiaba, más de un 50% de contribuyentes todavía no estaban conscientes ni habían empezado a contemplar dicha situación. Debido a este bajo porcentaje, el pasado 3 de septiembre el SAT reestructuró las reglas para la facturación electrónica y que aplicarán a partir del 2011 siguiendo un esquema de cambio paulatino para el uso generalizado de la facturación electrónica.

 

Las reglas vigentes para el 2010 son las siguientes:

Existen tres formas principales para adaptar este nuevo y revolucionario esquema: 

1) Aplicación del SAT: Para aquellos contribuyentes que facturas cantidades menor a los 4 millones de pesos anuales, existe una aplicación gratuita que ofrece el SAT para realizar la emisión de CFDs. Esta herramienta se puede descargar de la página del SAT. Es una buena opción si no se cuenta ya con algún sistema de facturación y debido su accesibilidad, tiene algunas limitaciones. 

2) Terceros autorizados: Este término de “terceros autorizados” es la nueva conceptualización de lo que eran los “impresores autorizados”. Estas empresas están certificadas por el SAT para proveer el servicio de emisión de CFDs ante el SAT, son los únicos autorizados para ofrecerlo. Son menos de 35 los que actualmente existen en el mercado y cada uno ofrece diferentes esquemas de cobro y licenciamiento. Es una buena opción para empresas con poca facturación mensual y que no es tan relevante compartir su información contable con otra empresa. 

3) Medios propios: En este caso, se requiere una solución tecnológica dentro de la empresa. Implica un desarrollo adicional interno pero el mayor beneficio radica en que los datos contables se mantienen resguardados dentro de la empresa. Dichas herramientas se pueden adaptar fácilmente a los sistemas existentes de la empresa. Además, adaptarse al esquema de CFD a través de este medio conlleva una sola inversión y no existen otros gastos adicionales para la empresa. 

Las nuevas reglas que aplicarán a partir del 2011, son:

1) Los contribuyentes que tengan comprobantes fiscales impresos a partir del 1 de Enero del 2011, podrán seguir utilizándolos hasta que se agote su vigencia de 2 años. 

2) Los contribuyentes con ingresos iguales o menores a 4 millones de pesos, podrán seguir utilizando comprobantes fiscales impresos, los cuales tendrán un elemento de seguridad adicional que será proporcionado por el SAT sin ningún costo. Este elemento de seguridad se deberá pedir al SAT a través de su portal de internet utilizando la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) e imprimirlos desde cualquier medio electrónico con el que se cuente (impresota, pdf, etc.) 

3) Los contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos, podrán emitir comprobantes impresos con códigos de barras, sólo para operaciones que no superen los $2,000.00. 

4) Para el año actual (2010), el uso de la factura electrónica es opcional para todos los contribuyentes. 

5) Derivado del anterior punto, para quienes ya optaron por el uso de facturación electrónica, se les respetará el uso de los modelos vigentes, teniendo en cuenta que los contribuyentes que emitan factura electrónica a través de un tercero autorizado, lo podrán seguir utilizando solo en el primer trimestre del 2011. 

Para más claridad en el esquema de facturación electrónica que esta vigente este año y lo que se viene en el 2011: 

¿Cómo facturo en el 2010?

1) Facturación en papel: Esquema tradicional de facturación impresa(impresor autorizado).

 

2) Facturación electrónica

a. Medios propios

b. Terceros autorizados

c. Aplicación del SAT

 

¿Cómo facturo en el 2011?

 

1) Facturación en papel:

a. Utilización de facturas elaboradas por impresores autorizados hasta el 2010.

b. Facturas impresas con el dispositivo de seguridad

 

2) Facturación electrónica: Se deberá de hacer a través de un proveedor autorizado de certificación, quien se encargará de validarlas, asignar el folio y sello electrónico del SAT. Este esquema es obligatorio para todos los contribuyentes cuyos ingresos en el año superen los 4 millones de pesos, pero también lo podrán implementar los contribuyentes que así lo deseen. Entre los requisitos para los esquemas son:

a. Contar con la FIEL

b. Tramitar al menos un certificado de sello digital

c. Adquirir, arrendar o desarrollar un sistema informático o utilizar los servicios de un tercero, o usar las aplicaciones gratuitas que pondrán a su disposición los proveedores de servicios de certificación para la generación de facturas electrónicas 2011.

d. Enviar la factura electrónica al proveedor autorizado de certificación que contrate para la validación , asignación de folio e incorporación de sello digital del SAT.

 

Existen ventajas y desventajas en el uso de la facturación electrónica. Sin embargo, la mayoría de ellas son ventajas como el tener una mayor seguridad jurídica evitando el uso apócrifo de las mismas, la disminución de costos, la optimización de procesos de facturación y contabilidad, el cambio de paradigmas tecnológicos, la fácil interacción con clientes y proveedores, la modernización tecnológica, la competitividad de la organización, la simplicidad de los procesos administrativos y la facilidad en el cumplimientos de las obligaciones fiscales. Por otro lado, existen ciertas desventajas debido a la desconfianza del uso de la tecnología y al paradigma del uso de papel, a la falta de conocimiento del proceso de migración de un esquema tradicional a un esquema de facturación electrónica, a la desconfianza de los contribuyentes a la confidencialidad de su información y a la falta del uso de tecnología, sobre todo, en las medianas y pequeñas empresas.

 

En conclusión, les puedo decir que la factura electrónica es una herramienta que el SAT ha impulsado desde hace ya media década y que ha sido poco aceptada ya que México aún está en una transición tecnológica y jurídica en cuestión del comercio electrónico. Sin embargo debemos de romper esos paradigmas y aceptar el uso de nuevas tecnologías que nos ayuden a ser un país sustentable y competitivo a nivel mundial. En Indigo hemos promovido el uso de facturación electrónica desde hace un año y medio. Esto nos ha traído una serie de beneficios los que hacen que los procesos de facturación, cobranza y atención a nuestros clientes y proveedores sean más ágiles. Es decir cumplimos con dos objetivos, realizar nuestro trabajo de calidad y promover herramientas como la que provee el SAT (facturación electrónica)

 

 



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